En la era de la digitalización, las firmas electrónicas se han convertido en la herramienta clave para la autenticación de documentos de manera rápida y eficiente. Sin embargo algunas personas desconfían de su validez al no tener la seguridad que ha generado a lo largo de los años una firma manuscrita.
Entre los principales beneficios podemos destacar la agilidad y velocidad que proporciona el proceso de firma de documentos, eliminando la necesidad de trámites en papel.
Dos términos que comúnmente se cruzan en este ámbito son la «firma electrónica» y la «firma electrónica avanzada», cada una con su propia importancia y niveles de seguridad.
Pero, ¿Qué diferencia hay entre firma electrónica y firma electrónica avanzada?
La firma electrónica o la firma electrónica avanzada es el medio a través de los cuales un individuo puede firmar o autenticar digitalmente un documento, asegurando el “no repudio”, lo que implica que el firmante no puede rechazar o negar haber realizado la firma. Es importante considerar que la firma electrónica tendrá el mismo valor que la firma manuscrita, tal como lo establece el artículo 3 del acuerdo gubernativo 135-2009.
Firma electrónica simple
Se considerará como un estampado simple que vincula datos gráficos al firmante y es permitido usarse para firmar documentos, sin embargo tiene ciertas limitaciones o poco peso legal y seguridad, ya que no cuenta con un respaldo o evidencia sólida suficiente para demostrar quién ha realizado la firma. Se recomienda usar en aquellos documentos que no sean de carácter legal.
Firma electrónica avanzada
Su nivel de seguridad es más alto, dado que se realiza por medio de certificados digitales emitidos por un prestador de servicios de certificación debidamente acreditado en el Registro de Prestadores de Servicios de Certificación en Guatemala, el cual está bajo el Ministerio de Economía. Este proceso le da un nivel de seguridad más alto y es considerada por ley equivalente a la firma manuscrita. Es decir, es aceptada en cualquier institución gubernamental como privada o bancaria.
¿Qué documentos puedo firmar de manera electrónica en Guatemala?
Cualquier documento firmado de manera manuscrita, ya que cuenta con el respaldo legal otorgado por la Ley para el Reconocimiento de la Comunicación y Firmas Electrónicas (Decreto 47-2008), junto con su correspondiente reglamento establecido en el Acuerdo Gubernativo 135-2009.
Sin embargo es importante tomar en cuenta que la misma Ley establece en el artículo 3 algunas excepciones:
- Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico, es decir, aquellos actos en donde se establecen ciertos requisitos formales y tradicionales que no pueden ser cumplidos mediante documentos electrónicos.
- Aquellos en que la ley requiera la presencia de alguna de las partes.
- Todos los actos relativos al derecho de familia.
Algunos ejemplos de documentos que no pueden ser firmados de manera electrónica podrían ser: Actas de matrimonio y divorcio, actas de nacimiento y defunción, contratos en escritura pública, tratados internacionales, tratados de paz, contratos de compraventa de inmuebles entre otros.
Tipos de firma digital
Por la naturaleza de las actividades podemos encontrar varios tipos de firmas electrónicas.
- Persona natural ciudadana: Es de uso particular y se utiliza para firmar trámites o cualquier proceso personal.
- Persona natural perteneciente a una organización: Se emite para los funcionarios que integran una organización, ya sea pública o privada, y su uso está limitado al ámbito interno de dicha entidad. Esta firma tiene como finalidad la firma de documentos o la realización de procesos establecidos exclusivamente por la organización.
- Persona natural colegiada: Obligatorio ser colegiado activo y se utiliza para firma de certificaciones, informes profesionales o actas relacionadas a la materia.
- Persona natural representante legal: Es de uso exclusivo para aquellas personas que cuenten con máxima autoridad de una organización pública o privada. Es importante contar con la representación legal vigente.
- Persona jurídica: Se utiliza para firmar en nombre de una institución pública o privada. Su uso principal es en procesos automáticos en nombre de la organización. Por ejemplo en sistemas de gestión empresarial, sistemas de relaciones con clientes o bien los flujos de trabajo existente.
Ley que regula la firma electrónica avanzada
La firma electrónica en Guatemala cuenta con el respaldo legal suficiente, teniendo como base las siguiente normativa:
- Decreto Ley 47-2008
- Acuerdo gubernativo 135-2009
- Resolución del Registro de Prestadores de Servicios – RPSC-
- Declaración de prácticas de certificación
- Políticas de certificación.
Cómo nos ha ayudado la firma electrónica en nuestra organización
En Inbers, estamos aprovechando la firma electrónica avanzada desde enero de 2022 y nos entusiasman las ventajas que ofrece, por ello, quisimos compartirlas con nuestros clientes y seguidores. Inicialmente, la implementamos con la modalidad de «Firma electrónica para natural colegiado», permitiendo la firma electrónica de Estados Financieros y certificaciones contables según lo requieran nuestros clientes. Esto nos ha brindado agilidad, una característica altamente valorada por los clientes de servicios profesionales. Además, nos ha proporcionado practicidad, eliminando la necesidad de distinguir entre documentos «originales y copias», como también, un ahorro considerable al no utilizar servicios de mensajería. Cabe destacar también el alto grado de confidencialidad que ofrece, ya que el documento firmado se entrega directamente al correo del cliente.
Posteriormente, al constatar la eficiencia de estos procesos, decidimos expandir la tecnología para la firma de contratos de nuestros servicios con la modalidad «Firma electrónica para persona natural representante legal». Esto ofrece una gran practicidad para el cliente, quien puede firmar el contrato desde cualquier lugar en menos de 5 minutos, garantizando que el proceso cumpla con todos los aspectos legales necesarios en Guatemala. Esta mejora no solo agiliza nuestras operaciones, sino que también refleja nuestro compromiso con la innovación y la satisfacción del cliente.
Implementa Firma electrónica avanzada
Inbers ofrece apoyo integral en la implementación de la firma electrónica, gracias a su alianza comercial con 5B, desde situaciones simples donde solo se requiere su uso ocasional, como la firma de asambleas, hasta planes anuales para personas individuales, profesionales colegiados, representantes legales y otros casos.
Lo mejor de todo es que Inbers te proporciona un código de descuento exclusivo para facilitar tu proceso de implementación. Con precios que parten desde Q110 para firmas de un solo uso, o planes anuales desde Q175, aseguramos que encontrarás una opción que se ajuste a tus necesidades y presupuesto.
Además, si buscas un acompañamiento más personalizado o una mentoría sobre cómo aprovechar al máximo esta tecnología en tu negocio o profesión, Inbers ofrece programas de consultoría desde una hora. Estos programas están diseñados para brindarte el apoyo necesario para optimizar tus procesos. No dudes en coordinar una reunión con nuestro equipo aquí mismo. Estamos aquí para ayudarte a dar el siguiente paso hacia la digitalización de tu firma.
